Administration & Logistics Intern

Responsibilities 

Office Management and Administration (35%)

Execution Method: In collaboration with the administrative team

  • Assist the receptionist in welcoming all visitors.
  • Support the preparation and archiving of documents.
  • Assist in human resource management, including tracking and managing leave, and enrolling new hires in RSSB, RRA, and other relevant entities.
  • Support petty cash management by assisting the cashier in processing advances, monitoring expenses, and handling internal invoicing.
  • Assist in managing office supplies and consumables, including office materials and stationery.

 

Logistics and Procurement Management (35%)
Execution Method: In collaboration with the logistics officer
  • Assist in the local and international procurement process for office materials and supplies.
  • Support the monitoring and control of logbooks and the preparation of annual and quarterly vehicle consumption reports.
  • Assist in the reception, unloading, and distribution of materials from the annual container shipment.

 

Internal Operations (15%) 
Execution Method: Support to program officers
  • Provide assistance in various activities related to organizing domestic and international missions, meetings, workshops, and seminars, as well as preparing materials for in-person events.

 

Additional Support (15%)
Execution Method:Support to program officers
Professional Qualifications 
  • Hold a higher education degree in Management and/or Administration, with strong knowledge of Human Resource Management, Public Administration, or equivalent training/experience.
  • Excellent proficiency in spoken and written English.
  • Proficiency in spoken and written French is an asset.
  • Strong computer literacy at the user level.
  • In-depth knowledge of all aspects of management and administration.
  • Ability to work effectively as part of a team and meet deadlines.

 

Personal Traits
  • High integrity
  • Strong sense of confidentiality
  • Motivated
  • Curious
  • Open to other cultures
  • Team player
  • Willingness to learn French

 

Applications can be in either French or English.
Tâches
1. Gestion et Administration du Bureau (35%)
Modalité d’exécution: En collaboration avec l’équipe d’administration
  • Travaille avec la réceptionniste dans l’accueil de tous les visiteurs
  • Soutien dans la préparation et archivage des documents
  • Assiste dans la gestion des ressources humaines (suivi et gestion des congés, inscription de nouvelles recrues au niveau de RSSB, RRA, etc.)
  • Soutien dans la gestion de la petite caisse (assiste la caissière ou caissier dans le processus d’octroi des avances, suivi des dépenses de la caisse et facturation interne)
  • Soutien dans la gestion des fournitures et consommables de bureau (matériel et fourniture de bureau, etc.)

 

2. Gestion de la Logistique et Approvisionnement (35%) Modalité d’exécution: En collaboration avec le logisticien
  • Assiste le logisticien dans le processus d’approvisionnement local et international (matériel et fourniture de bureau)
  • Soutien dans le suivi et contrôle des carnets de bord et établissement des rapports annuels et trimestriels de consommation des véhicules.
  • Assiste dans la réception, déchargement et répartition des matériels du container annuel, etc.

 

3. Fonctionnement interne (15%)
Modalité d’exécution: Soutien aux chargés de programme

Soutien dans diverses activités liées à la préparation des missions au pays et en dehors du pays, réunions, ateliers, séminaires et préparation des matériels nécessaires pour divers évènements en présentiel.

 

4. Soutien à d’autres tâches (15%)
Modalité d’exécution: Soutien aux chargés des programmes

Soutien à la préparation de différents rapports demandés, prise de notes et P.V des réunions, sur demande.

 

 Qualifications professionnelles/compétences
  • Être titulaire d’un diplôme supérieur en Gestion et /ou Administration, avec des bonnes connaissances en gestion des Ressources Humaines, Administration Publiques, ou justifier d’une formation ou de compétences équivalentes
  • Très bonnes connaissances de la langue anglaise parlée et écrite.
  • Très bonnes connaissances de la langue française parlée et écrite est un atout.
  • Bonnes connaissances informatiques, niveau utilisateur.
  • Connaissances approfondies dans tous les domaines de la gestion et administration
  • Aptitude à travailler comme membre effectif d’une équipe et à fournir des résultats dans les délais impartis.

 

Traits de caractère
  • Grande intégrité
  • Grand sens de la confidentialité
  • Motivé
  • Curieux
  • Ouvert aux autres cultures
  • Joueur d’équipe

 

Taux d’occupation: 100 %
Les candidatures peuvent être en français ou en anglais. Applications can be in either French or English.

 

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