Responsibilities
Office Management and Administration (35%)
Execution Method: In collaboration with the administrative team
- Assist the receptionist in welcoming all visitors.
- Support the preparation and archiving of documents.
- Assist in human resource management, including tracking and managing leave, and enrolling new hires in RSSB, RRA, and other relevant entities.
- Support petty cash management by assisting the cashier in processing advances, monitoring expenses, and handling internal invoicing.
- Assist in managing office supplies and consumables, including office materials and stationery.
Logistics and Procurement Management (35%)
Execution Method: In collaboration with the logistics officer
-
Assist in the local and international procurement process for office materials and supplies.
-
Support the monitoring and control of logbooks and the preparation of annual and quarterly vehicle consumption reports.
-
Assist in the reception, unloading, and distribution of materials from the annual container shipment.
Internal Operations (15%)
Execution Method: Support to program officers
- Provide assistance in various activities related to organizing domestic and international missions, meetings, workshops, and seminars, as well as preparing materials for in-person events.
Additional Support (15%)
Execution Method:Support to program officers
Professional Qualifications
-
Hold a higher education degree in Management and/or Administration, with strong knowledge of Human Resource Management, Public Administration, or equivalent training/experience.
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Excellent proficiency in spoken and written English.
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Proficiency in spoken and written French is an asset.
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Strong computer literacy at the user level.
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In-depth knowledge of all aspects of management and administration.
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Ability to work effectively as part of a team and meet deadlines.
Personal Traits
- High integrity
- Strong sense of confidentiality
- Motivated
- Curious
- Open to other cultures
- Team player
- Willingness to learn French
Applications can be in either French or English.
Tâches
1. Gestion et Administration du Bureau (35%)
Modalité d’exécution: En collaboration avec l’équipe d’administration
- Travaille avec la réceptionniste dans l’accueil de tous les visiteurs
- Soutien dans la préparation et archivage des documents
- Assiste dans la gestion des ressources humaines (suivi et gestion des congés, inscription de nouvelles recrues au niveau de RSSB, RRA, etc.)
- Soutien dans la gestion de la petite caisse (assiste la caissière ou caissier dans le processus d’octroi des avances, suivi des dépenses de la caisse et facturation interne)
- Soutien dans la gestion des fournitures et consommables de bureau (matériel et fourniture de bureau, etc.)
2. Gestion de la Logistique et Approvisionnement (35%) Modalité d’exécution: En collaboration avec le logisticien
- Assiste le logisticien dans le processus d’approvisionnement local et international (matériel et fourniture de bureau)
- Soutien dans le suivi et contrôle des carnets de bord et établissement des rapports annuels et trimestriels de consommation des véhicules.
- Assiste dans la réception, déchargement et répartition des matériels du container annuel, etc.
3. Fonctionnement interne (15%)
Modalité d’exécution: Soutien aux chargés de programme
Soutien dans diverses activités liées à la préparation des missions au pays et en dehors du pays, réunions, ateliers, séminaires et préparation des matériels nécessaires pour divers évènements en présentiel.
4. Soutien à d’autres tâches (15%)
Modalité d’exécution: Soutien aux chargés des programmes
Soutien à la préparation de différents rapports demandés, prise de notes et P.V des réunions, sur demande.
Qualifications professionnelles/compétences
- Être titulaire d’un diplôme supérieur en Gestion et /ou Administration, avec des bonnes connaissances en gestion des Ressources Humaines, Administration Publiques, ou justifier d’une formation ou de compétences équivalentes
- Très bonnes connaissances de la langue anglaise parlée et écrite.
- Très bonnes connaissances de la langue française parlée et écrite est un atout.
- Bonnes connaissances informatiques, niveau utilisateur.
- Connaissances approfondies dans tous les domaines de la gestion et administration
- Aptitude à travailler comme membre effectif d’une équipe et à fournir des résultats dans les délais impartis.
Traits de caractère
- Grande intégrité
- Grand sens de la confidentialité
- Motivé
- Curieux
- Ouvert aux autres cultures
- Joueur d’équipe
Taux d’occupation: 100 %
Les candidatures peuvent être en français ou en anglais. Applications can be in either French or English.